Manajemen Proyek Bidang IT dan Pendidikan

Assalamualaikum. selamat malam!

kali ini saya akan posting tentang pembelajaran hari ini yaitu:

  MANAJEMEN PROYEK BIDANG IT & PENDIDIKAN

1.Pengertian

A.MANAJEMEN PROYEK BIDANG IT & PENDIDIKAN

George R. Terry telah merumuskan bahwa proyek itu memiliki fungsi fungsi yang di sebut sebagai POAC (Planning, Organizing, Actuating dan Controlling).

P lanning (Perencanaan)

O rganizing (Pengorganisasian)

A ctuating (Penggerakan)

C ontroling (Pengendalian)

A. Planning (Perencanaan)

Planning adalah proses yang secara sistematis mempersiapkan kegiatan guna mencapai tujuan dan sasaran tertentu. Kegiatan diartikan sebagai kegiatan yang dilakukan dalam rangka pekerjaan konstruksi, baik yang menjadi tanggung jawab pelaksana (kontraktor) maupun pengawas (konsultan). Kontraktor maupun konsultan, harus mempunyai konsep planning” yang tepat untuk mencapai tujuan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing.

Pada proses planning perlu diketahui hal-hal sebagai berikut :

1. Permasalahan yang terkait dengan tujuan dan sumber daya yang

tersedia.

2.Cara mencapai tujuan dan sasaran dengan memperhatikan sumber daya

yang tersedia.

3.Penerjemahan rencana kedalam program-program kegiatan yang

kongkrit.

4.Penetapan jangka waktu yang dapat disediakan guna mencapai tujuan

dan sasaran.

B. Organizing (Pengorganisasian)

Organizing (pengorganisasian kerja) dimaksudkan sebagai pengaturan atas suatu kegiatan yang

dilakukan oleh sekelompok orang, dipimpin oleh pimpinan kelompok dalam suatu wadah

organisasi. Wadah organisasi ini menggambarkan hubungan-hubungan struktural dan fungsional

yang diperlukan untuk menyalurkan tanggung jawab, sumber daya maupun data.

Dalam proses manajemen, organisasi berfungsi untuk :

1.menjamin terpeliharanya koordinasi dengan baik.

2.membantu pimpinannya dalam menggerakkan fungsi-fungsi manajemen.

3.mempersatukan pemikiran dari satuan organisasi yang lebih kecil yang berada di dalam kordinasinya.

Dalam fungsi organizing, koordinasi merupakan mekanisme hubungan struktural maupun fungsional

yang secara konsisten harus dijalankan. Koordinasi dapat dilakukan melalui mekanisme :

1. koordinasi vertikal (menggambarkan fungsi komando),

2.koordinasi horizontal (menggambarkan interaksi satu level); dan

3.koordinasi diagonal (menggambarkan interaksi berbeda level tapi di luar fungsi

komando).

Koordinasi vertikal dan bersifat hirarkis :

1.Pelaksana Konstruksi : koordinasi antara General Superintendant dengan Material

Superintendant atau dengan Construction Engineer atau dengan Equipment

Superintendant.

2.Field Supervision Team, koordinasi antara Site Engineer dengan Quantity Engineer

atau dengan Quality Engineer merupakan koordinasi vertikal dan bersifat hirarkis.

Koordinasi horizontal dan bersifat satu level :

1.Pelaksanaan konstruksi, koordinasi antara Material Superintendant dengan

Construction Engineer atau dengan Equipment Superintendant merupakan.

2.Field Supervision Team, koordinasi antara Quantity Engineer atau dengan Quality

Engineer merupakan koordinasi horizontal dan bersifat satu level.

Koordinasi diagonal :

Koordinasi antara General Superintendant dengan Site Engineer merupakan koordinasi

horizontal dan bersifat satu level, sedangkan koordinasi antara Kepala Satuan Kerja

Pekerjaan Civil Works dengan General Superintendant atau dengan Site Engineer

merupakan koordinasi vertikal.

C. Actuating (Penggerakan)

Actuating diartikan sebagai fungsi manajemen untuk menggerakkan orang yang tergabung dalam organisasi agar melakukan kegiatan yang telah ditetapkan di dalam planning. Pada tahap ini diperlukan kemampuan pimpinan kelompok untuk menggerakkan,mengarahkan, dan memberikan motivasi kepada anggota kelompoknya untuk secara bersama-sama memberikan kontribusi dalam menyukseskan manajemen proyek mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.

Berikut ini beberapa metoda mensukseskan “actuating” yang

dikemukakan oleh George R. Terry, yaitu:

1.Hargailah seseorang apapun tugasnya sehingga ia merasa keberadaannya di dalam kelompok atau organisasi menjadi penting.

2.Instruksi yang dikeluarkan seorang pimpinan harus dibuat dengan mempertimbangkan adanya perbedaan individual dari pegawainya, hingga dapat dilaksanakan dengan tepat oleh pegawainya.

3.Perlu ada pedoman kerja yang jelas, singkat, mudah difahami dan dilaksanakan oleh pegawainya. Lakukan praktek partisipasi dalam manajemen guna menjalin kebersamaan dalam penyelenggaraan manajemen, hingga setiap pegawai dapat difungsikan sepenuhnya sebagai bagian dari organisasi.

4.Upayakan memahami hak pegawai termasuk urusan kesejahteraan, sehingga tumbuh sense of belonging dari pegawai tersebut terhadap tempat bekerja yang diikutinya.

5.Pimpinan perlu menjadi pendengar yang baik, agar dapat memahami dengan benar apa yang melatarbelakangi keluhan pegawai, sehingga dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam pengambilan sesuatu keputusan.

6.Seorang pimpinan perlu mencegah untuk memberikan argumentasi sebagai

pembenaran atas keputusan yang diambilnya, oleh karena pada umumnya

semua orang tidak suka pada alasan apalagi kalau dicari-cari agar bisa

memberikan dalih pembenaran atas keputusannya.

7.Jangan berbuat sesuatu yang menimbulkan sentimen dari orang lain atau

orang lain menjadi naik emosinya.

8.Pimpinan dapat melakukan teknik persuasi dengan cara bertanya sehingga

tidak dirasakan sebagai tekanan oleh pegawainya.

9.Perlu melakukan pengawasan untuk meningkatkan kinerja pegawai, namun

haruslah dengan cara-cara yang tidak boleh mematikan kreativitas pegawai.

D. Controlling (Pengendalian)

Controlling diartikan sebagai kegiatan guna menjamin pekerjaan yang telah dilaksanakan sesuai dengan rencana. Didalam manajemen proyek jalan atau jembatan, controlling terhadap pekerjaan kontraktor dilakukan oleh konsultan melalui kontrak supervisi, dimana pelaksanaan pekerjaan konstruksinya dilakukan oleh kontraktor. Pengawas Umum (General Superintendat) berkewajiban melakukan Pengendalian (secara berjenjang) terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh staf di bawah kendalinya yaitu Site Administration, Quantity Surveyor, Materials Superintendant, Construction Engineer, dan Equipment Engineer untuk memastikan masing-masing staf sudah melakukan tugasnya dalam koridor “jaminan kualitas (quality assurance)”. Sehingga, tahap-tahap pencapaian sasaran sebagaimana

direncanakan dapat dipenuhi. Kegiatan ini berlaku juga dalam kegiatan internal konsultan supervisi, dalam artian, kepada pihak luar konsultan supervisi itu bertugas mengawasi kontraktor, selain itu secara internal Site Engineer juga melakukan

controlling terhadap Quantity Engineer dan Quality Engineer. Secara keseluruhan internal controlling ini dapat mendorong kinerja konsultan

supervisi lebih baik di dalam mengawasi pekerjaan kontraktor.Ruang lingkup kegiatan controlling mencakup pengawasan atas seluruh aspek pelaksanaan rencana, antara lain adalah:

• Produk pekerjaan, baik secara kualitatif maupun kuantitatif Seluruh sumber-sumber daya yang digunakan (manusia, uang , peralatan, bahan)

• Prosedur dan cara kerjanya

• Kebijaksanaan teknis yang diambil selama proses pencapaian

sasaran.

Controlling harus bersifat obyektif dan harus dapat menemukan fakta fakta tentang pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan berbagai faktor yang mempengaruhinya. Rujukan untuk menilainya adalah memperbandingkan antara rencana dan pelaksanaan, untuk memahami kemungkinan terjadinya penyimpangan.

1. Pengertian PROYEK

 Kegiatan proyek adalah Suatu paket /rangkaian kegiatan, yg dilakukan dalam jangka waktu tertentu, dengan alokasi sumber daya tertentu, dan untuk mencapai sasaran tertentu (yang telah digariskan dengan jelas).

2.CIRI PROYEK

1. Merupakan Suatu paket /rangkaian kegiatan

2. Memiliki tujuan khusus (sasaran & kriteria yg jelas)

3. Jumlah biaya sdh ditentukan (Plafond)

4. Jangka waktu pelaksanaan sdh pasti (terbatas, shg Jadwal kegiatan harus ditentukan)

5. Bersifat sementara; umumnya dibatasi oleh selesainya waktu. (titik awal dan akhir

ditentukan dengan jelas)

6. Non rutin / tidak berulang-ulang

3.Kriteria Proyek

A. Menggambarkan realitas situasi pengambilan keputusan

B. Kapabel untuk dilaksankan

C. Fleksibel dlm menghasilkan produk yang diharapkan

D. Mudah dimplementasikan

E. Cos effectiveness.

4.Contoh Proyek

A.Pendidikan Multikulturan di SMA

B. Pengemabangan SD/SMPTerpadu (dalam satu atap=satu manajemen)

C. Pendidikan Bilingual

D. Pendidikan keunggulan lokal

E. PGSD

5.Perbedaan PROYEK Dan PROGRAM

A. Proyek: Paket / Rangkaian kegiatan yg merupakan bagian dari program,

berlangsung dlm jangka waktu yg tlh ditentukan (terbatas) dg alokasi sumber

daya ttt & untuk mencapai sasaran yg telah ditetapkan (indikatornya jelas).

B. Program: Sederetan kegiatan yg akan dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu

C. PS: Kegiatan yg sdh dilaksanakan Bukan lagi merupakan program

Kesimpulan

jika kita dapat memahami apa itu POAC maka dalam kita bekerja kita pasti akan berhasil.

Referensi:

Ebook TKJ

Sekian dari saya,saya ucapkan Terima kasih

TERIMA KASIH TELAH BERKUNJUNG